Aydınlatma metni. Neyi, neden saklıyoruz.

Wennes Biyoteknoloji Limited Şirketi · MERSİS no 0807071512000001 · ticaret sicil no 1044781 · Beylikdüzü Vergi Dairesi, vergi no 8070715120 · KEP wennesbiyoteknoloji@hs01.kep.tr · Atatürk Mah. Hadımköy Yolu Cad. No: 10 İç Kapı No: 7, Esenyurt / İstanbul, Türkiye. Unique Alphabet® adıyla çalışıyoruz.

Bu metindeki her konu için hello@uniquealphabet.com. Güvenlik bildirimleri dev@uniquealphabet.com.

Veri sorumlusuyuz: site ziyaretleri, formlar, hesabınız, kullanıcılarınız, Denetim Kütüğü, destek ve fatura kayıtları için.

Veri işleyeniz: firmanızın platforma koyduğu içerik için — formüller, ürün dosyaları, tedarikçi belgeleri; değerlendiricinizin, Sorumlu Kişinizin, tedarikçi çalışanlarının ve paylaşım alıcılarının bilgileri. Bu içerikte veri sorumlusu firmanız; biz yalnız firmanızın talimatıyla ve Kullanım Koşulları'nın eki olan Veri İşleme Sözleşmesi çerçevesinde işliyoruz. Bu kişilere aydınlatma yükümlülüğü firmanızda.

Verinizi reklamda kullanmıyor, satmıyor, ondan hakkınızda profil çıkarmıyoruz. Otomatik bir karar sizi hukuken etkilemiyor. Platformun kendisinde analiz yok.

Formüller, ürün dosyaları, tedarikçi belgeleri ve raporlar firmanızın. Bunları yalnız platformu sizin için çalıştırmak için kullanıyoruz: kontrol, hesap, taslak, saklama, sizin seçtiğiniz paylaşım ve dışa aktarma. Yapay zekâ modeli eğitmek için kullanmıyoruz.

Yapay zekâya metin gönderen iki modül var: Etiket Kontrolü ve Asistan.

Etiket Kontrolü. Gönderilen: yapıştırdığınız etiket metni (en çok 20.000 karakter) ya da yüklediğiniz etiket dosyasının kendisi (PDF ya da görsel, en çok 4 dosya). Yapıştırılan metindeki e-posta adreslerini ve telefon numaralarını göndermeden önce siliyoruz; dosya adını göndermiyoruz. Yüklenen dosya olduğu gibi gider; içinde kişisel veri istemiyorsanız metni yapıştırın. Formül, ürün kaydı, firma profili, kullanıcı adı ya da e-postanız gitmiyor. Etiketlerde yasa gereği Sorumlu Kişinin adı ve adresi yazılı olduğundan bu bilgi metnin içinde gidebilir; Sorumlu Kişi bir şirketse bu kişisel veri değildir.

Sağlayıcı Anthropic, PBC (ABD); başka sağlayıcı yok. Anthropic'in ticari şartlarına göre bu veriyle model eğitilmiyor ve veri sağlayıcıda en geç 30 gün içinde siliniyor. Biz modelin cevabını ve gönderilenin özetini (hash) saklıyoruz; gönderilen metni ya da dosyayı bu amaçla ayrıca saklamıyoruz.

Firmanızın Sahibi ya da Yöneticisi, Ayarlar'daki "Etiket Kontrolü ve Asistan'da Yapay Zekâ" anahtarıyla platformdaki bütün yapay zekâ işlemlerini tek seferde kapatabilir. Kapalıyken metin hiçbir sağlayıcıya gitmez, kural tabanlı kontroller çalışır. Ekran, metin gönderilmeden önce nereye gideceğini söyler.

Asistan. Asistan'a yazdığınız soru, ne sorduğunuzu anlamak için aynı sağlayıcıya (Anthropic) gönderilir; konuşmanın son altı turu da (her biri en çok 400 karakter) birlikte gider. Asistan üç katmanla çalışır:

• Kamu verisi (mevzuat, ortak toksikoloji kaynakları) olduğu gibi kullanılır.
• Hesabınızın verisi modele yalnız yer tutucuyla gider: ürün adının yerine "ÜRÜN_1" gibi bir işaret; formül oranları ve sonuçlar gibi değerler gitmez. Önceki cevaplardaki hesap bilgisi de konuşma turlarının içinde aynı kuralla gider. Cevabı model yazmaz; değerleri platform kendi kayıtlarından yerine koyar.
• Değer gerekirse izin istenir. Daha iyi bir cevap için belirli değerleri görmesi gerekiyorsa Asistan durur ve hangi ürünün hangi alanlarını, neden istediğini söyleyen bir izin kartı gösterir. İzin yalnız o ürünü ve o alanları kapsar ("bütün formüllerim" gibi geniş bir izin yoktur), en çok o sohbet boyunca geçerlidir ve her yeni sohbette yeniden sorulur. Her izin denetim kütüğüne yazılır ve Ayarlar'da listelenir. İzin vermezseniz Asistan yine cevaplar ve neyi bilemediğini açıkça söyler. Cevabın altındaki not ne gittiğini söyler: "Formül verileriniz yapay zekâya gönderilmedi" ya da "İzin verdiğiniz {n} değer gönderildi".

Firmanızın Sahibi ya da Yöneticisi izin politikasını seçer: kapalı (değer hiç gönderilmez), sor (soruyu soran kullanıcıya sorulur) ya da yöneticiye sor. Sorulara kişisel veya hassas bilgi yazmayın; Asistan ekranı bunu yazım kutusunun altında söyler. Yukarıdaki anahtar Asistan'ı da kapatır; kapalıyken soru hiçbir sağlayıcıya gitmez. Konuşmalarınızı nasıl sakladığımız §08'de.

Platform, veritabanı, dosyalar ve gönderdiğimiz e-postalar, firmanız hangi ülkede olursa olsun, İstanbul'da, GNET İnternet Telekomünikasyon A.Ş. sunucularında.

Site ve Görüşelim formu da aynı sunucularda; yurt dışında yalnız analiz (kabul ederseniz) Google (ABD). Platformda Etiket Kontrolü ve Asistan yapay zekâsı Anthropic (ABD).

Alıcı grupları ve amaçlar

• Hizmet sağlayıcılarımız (veri işleyenler): barındırma, e-posta, site, analiz, yapay zekâ ve bülten için — aşağıdaki tablo.
• Firmanız: ekip üyesiyseniz firmanızın yöneticileri sizin hesap ve işlem bilgilerinizi görür (firmanın hesabı yürütmesi için).
• Sizin seçtiğiniz alıcılar: paylaşım bağlantısı gönderdiğinizde dosya ve bağlantı bilgileri.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler: yalnız kanunun zorunlu kıldığı hâllerde ve istenen kadar (m.8/2-a, m.5/2-ç).
• Vergi numarası doğrulaması: Free'de girdiğiniz AB KDV numarasını Avrupa Komisyonu'nun VIES sistemine, Birleşik Krallık VAT numarasını HMRC'ye, yalnız numaranın geçerli olup olmadığını sorgulamak için gönderiyoruz. Türkiye'deki vergi kimlik numarası ve T.C. kimlik numarası hiçbir yere gönderilmiyor; yalnız sağlama basamağıyla denetleniyor (Kullanım Koşulları §04).
• Ödeme kuruluşu ve e-fatura entegratörü: online ödeme açıldığında, ödemeyi almak ve faturayı düzenlemek için (bu listeye eklenmeden 30 gün önce duyurulur).

Hata kayıtlarını kendi sunucumuzda tutuyoruz. Listeye yeni bir sağlayıcı girmeden 30 gün önce müşterilere haber veriyoruz.

Yurt dışına aktarım (KVKK m.9). Yurt dışındaki iki sağlayıcıyla (Anthropic ve Google) Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ilan ettiği standart sözleşmeleri imzalamak için yazılı talepte bulunduk; imzalanan her sözleşmeyi beş iş günü içinde Kurula bildiriyoruz. Bu süreç tamamlanana kadar: analiz yalnız siz kabul ederseniz çalışıyor; Görüşelim formunu kullanmadan da bize hello@uniquealphabet.com'dan yazabiliyorsunuz; firmanız yapay zekâyı (Etiket Kontrolü ve Asistan) tek anahtarla kapatabiliyor.

• Hesap verisi ve firmanızın içeriği: hesap açık kaldıkça. Kapatmak 90 günlük bir bekleme başlatıyor; bu sürede her şeyi dışa aktarabilir, kapatmayı geri alabilirsiniz; sonra hesap siliniyor.
• Free hakkı özeti: hesap silinirken vergi numaranız da hesap verisiyle birlikte siliniyor. Yalnız numaranın anahtarlı özeti (HMAC) ve kullanılan Free yeni dosya hakkı sayısı kalıyor; firma adı, adres, e-posta ya da içerik kalmıyor. Bu ikisi, aynı numarayla yeniden açılan Free hesabın kalan yeni dosya hakkını bilmek için kapanıştan sonra 5 yıl tutuluyor, sonra siliniyor. Özetten numara geri elde edilemiyor; yalnız aynı numara yeniden girildiğinde eşleşiyor. Ücretli dönem geçirmiş hesapta faturalardaki vergi numarası fatura kaydı olarak 10 yıl kalıyor (aşağıda); o kayıt Free hakkını denetlemek için kullanılmıyor.
• Ücretli dönem biterse ya da ödeme alınamazsa: 90 gün salt okunur erişim ve indirme; sonra hesap kapatma süreci.
• Denetim Kütüğü: 400 günden eski kayıtlar korumalı arşive geçiyor ve arşivde 10 yıl tutuluyor. Değiştirilemeyen bir kayıt olduğu için hesap kapansa da bu süre boyunca kalıyor.
• IP adresi ve tarayıcı bilgisi (kütük, paylaşım görüntülemeleri, kayıtlar): 1 yıl; sonra siliniyor, olayın kendisi kalıyor.
• Hata kayıtları: son görüldükten 90 gün sonra siliniyor.
• Panel kullanımı: 90 gün sonra siliniyor; geriye yalnız firma bazında günlük sayılar kalıyor (kişi yok), onlar da hesap silinince gidiyor.
• Asistan konuşmaları: konuşmayı yalnız siz görürsünüz (firmanızın Sahibi ya da Yöneticisi de göremez). Son mesajdan 90 gün sonra siliniyor; istediğiniz an kendiniz silebilirsiniz; hesap kapanınca hesap verisiyle birlikte siliniyor.
• Gönderdiğimiz e-postaların kaydı: 2 yıl.
• Destek talepleri: hesap kapanınca siliniyor; hesap açıksa talep kapandıktan 3 yıl sonra.
• Kabul ettiğiniz koşulların kaydı, fatura ve abonelik kayıtları: 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu m.82).
• Görüşelim mesajları: yazışma bittikten 2 yıl sonra; müşteri olursanız hesap verisiyle birlikte.
• Bülten aboneliği: aboneliği bırakana kadar; bıraktığınız adresi ona bir daha yazmamak için ret listesinde tutuyoruz. Formu yeniden gönderirseniz ret kaydınız kalkar ve yeniden abone olursunuz.
• Tanıtım e-postası alan firma adresi: firma çıkış yapana ya da bize yazmamamızı söyleyene kadar; ondan sonra adres, bir daha yazılmasın diye "istemiyor" işaretiyle ret listesinde kalır.
• Site analizi: Google Analytics'te 2 ay; çerez 13 ay sonra ya da rızanızı geri aldığınızda siliniyor.

Süresi dolan veriyi en geç 6 ay içindeki ilk periyodik imhada siliyor ya da anonim hâle getiriyoruz; silme işlemlerinin kaydını 3 yıl tutuyoruz.

Bize başvurarak şunları isteyebilirsiniz: verinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek; işlendiyse bilgi istemek; işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek; yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı kişileri bilmek; eksik ya da yanlışsa düzeltilmesini, KVKK m.7'deki şartlarla silinmesini ya da yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini istemek; yalnız otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etmek; kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğradıysanız zararın giderilmesini talep etmek. Verdiğiniz açık rızayı istediğiniz an geri alabilirsiniz (bültende aboneliği bırakmak, sitede Çerez ayarları yeterli).

Nasıl başvurulur (Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ m.5): Türkçe olarak

• yazılı olarak §01'deki adresimize,
• KEP ile wennesbiyoteknoloji@hs01.kep.tr adresine,
• güvenli elektronik imza ya da mobil imzayla imzalı e-postayla hello@uniquealphabet.com adresine,
• ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden hello@uniquealphabet.com adresine.

Başvurunuzda adınızı, imzanızı (yazılıysa), T.C. kimlik no ya da yabancıysanız uyruk ve pasaport no, adres ya da e-posta ve talebinizi yazın. En geç 30 gün içinde ücretsiz cevap veriyoruz; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurulun belirlediği tarife uygulanabilir. Talep firmanızın içeriğiyle ilgiliyse (orada veri sorumlusu firmanız) talebi gecikmeden firmanıza iletiyoruz.

Denetim Kütüğü'ndeki kayıtların silinmesini isterseniz, bu kayıtları hukuki yükümlülüklerimiz ve olası bir uyuşmazlıkta kanıt ihtiyacı (KVKK m.5/2-ç, e) nedeniyle §08'deki süre boyunca tuttuğumuzu gerekçesiyle yazılı bildiriyoruz.

Cevabımızı yeterli bulmazsanız ya da 30 gün içinde cevap alamazsanız, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün, her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Bağlantılar TLS 1.2 ya da 1.3 ile şifreleniyor. Parolaları yalnız özet (hash) olarak saklıyoruz. Her firmanın verisi ayrı tutuluyor ve bu ayrımı sunucu satır satır uyguluyor. Platformdaki önemli işlemler SHA-256 zincirli Denetim Kütüğü'ne yazılıyor. İki adımlı giriş her kullanıcıya açık. Ekibimizin içeriğe hangi durumlarda erişebileceği yazılı bir politikayla sınırlı. Ölçüm tarihleriyle ayrıntılar Güvenlik ve veri sayfasında.

Kişisel verinizi etkileyen bir ihlali öğrenirsek Kurula 72 saat içinde, size en kısa sürede bildiriyoruz.

Platform işletmeler için. 18 yaşından küçükler için tasarlanmadı; bilerek onların verisini toplamıyoruz.

Bu metin değişince üstteki tarih ve sürüm değişiyor; eski sürümleri istek üzerine gönderiyoruz. Değişiklik hesap verinizi kullanma biçimimizi etkiliyorsa yürürlüğe girmeden önce hesap sahiplerine e-posta gönderiyoruz.

Hizmetimiz Türkiye'de faaliyet gösteren ya da göstermek isteyen firmalar içindir; AB ya da Birleşik Krallık pazarına hizmet sunmuyoruz. Firmanız yurt dışında kuruluysa ve siz AB'de ya da Birleşik Krallık'taysanız, Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ve UK GDPR'deki haklarınızı bilgi olarak burada özetliyoruz. Yukarıdaki her şey sizin için de geçerli.

• Hukuki sebepler (GDPR m.6/1): §03'teki "sözleşme" satırları (b); "hukuki yükümlülük" (c) — Türk hukukundan doğan yükümlülüklerde, AB hukuku bakımından ayrıca (f) meşru menfaatimiz; "meşru menfaat" (f); "açık rıza" (a). Meşru menfaatimiz: platformu güvenli tutmak, kimin ne yaptığını kanıtlayabilmek, sorulara cevap vermek, hataları düzeltmek ve platformun hangi bölümlerinin kullanıldığını görüp geliştirmek. "Free hakkı" satırında meşru menfaatimiz, ücretsiz planın aynı firma tarafından birden çok hesapla yeniden kullanılmasını önlemek; bunun için yalnız numaranın özetini ve bir sayıyı tutuyoruz (§08).
• Ek haklarınız: erişim (m.15), düzeltme (m.16), silme (m.17), işlemeyi kısıtlama (m.18), taşınabilirlik (m.20 — sağladığınız ve sözleşmeye ya da rızaya dayanan veriyi makinece okunabilir biçimde alma), meşru menfaate dayanan işlemeye itiraz (m.21). Bültenden her zaman çıkabilirsiniz. Taleplere bir ay içinde cevap veriyoruz.
• Kütük ve silme: Denetim Kütüğü kayıtlarını hukuki taleplerin tesisi, kullanılması ve savunulması için (m.17(3)(e)) §08'deki süre boyunca tutuyoruz.
• Yurt dışı: Türkiye'de kurulu bir şirketiz; verinizi §06'da yazan yerlerde, yani Türkiye'de ve (site ve yapay zekâ için) ABD'de işliyoruz.
• Şikâyet: bulunduğunuz AB ülkesinin veri koruma otoritesine ya da Birleşik Krallık'ta Information Commissioner's Office'e (ICO) başvurabilirsiniz.